ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、稟議・経費精算・休暇申請などの申請・承認の流れを電子化するシステムのこと。紙とハンコの回覧をなくし、承認の滞留を可視化できるため、決裁までの時間短縮に直結します。
実務での使い方
典型的な適用先は、稟議・購買申請・経費精算・押印申請・入退社手続きです。「誰がいつ承認したか」が記録されるため内部統制の証跡にもなります。承認ルートを条件で自動分岐でき、例えば10万円未満は課長決裁、以上は部長決裁、といったルールをシステムに載せられます。
導入時の失敗は、紙の承認フローをそのまま電子化してしまうことです。承認者が多すぎる運用はシステム化しても遅いままなので、導入を機に承認段階を減らすのが定石です。滞留レポートで「誰のところで止まっているか」を可視化できるのも、紙にはない利点です。