ペーパーレス化とは?
ペーパーレス化とは、紙で扱っていた書類(契約書・請求書・稟議書など)を電子データに置き換えること。印刷・保管コストの削減に加え、検索性の向上、リモートワーク対応、電子帳簿保存法への対応とも関わる取り組みです。
実務での使い方
進めやすい順序は、①社内文書(稟議・報告書)→②経費精算の領収書→③契約書(電子契約)→④請求書です。電子化すると、キーワード検索で書類を数秒で探せる、社外からでも承認が止まらない、保管スペースと郵送費が減る、といった効果が出ます。
注意点は、電子帳簿保存法により、電子で受け取った請求書等は電子のまま一定の要件で保存する必要があることです(要件の詳細は経理・税理士と確認します)。また「スキャンしてPDFを置くだけ」ではかえって探せなくなるため、命名ルールと保存場所の設計をセットで行います。