RFP(提案依頼書)とは?
RFPとは、システム導入や業務委託の際に、発注側が「実現したいこと・条件・評価基準」をまとめてベンダーに提案を依頼する文書のこと。RFPの質が提案の質と見積精度を決めるため、発注準備の中心的な成果物です。
実務での使い方
含めるべき要素は、①背景と目的②現状の課題③実現したい要件(必須/歓迎を区別)④予算感⑤スケジュール⑥提案してほしい内容⑦評価基準⑧提出方法・期限です。要件を仕様レベルまで固める必要はなく、「解決したい課題」を明確にする方が良い提案を引き出せます。
よくある失敗は、提案準備期間が短すぎることです。ベンダー側は要件理解・体制検討・見積に最低2週間は必要で、期間が短いと定型的な提案しか集まりません。複数社比較なら評価基準の重み付けを事前に決めておくと、社内の意思決定も速くなります。
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