RFP(提案依頼書)とは？書き方と構成10項目・RFIとの違いをわかりやすく解説

RFP(Request for Proposal/提案依頼書)とは、システムやサービスの発注前に、自社の課題・要件・条件をまとめてベンダーへ提案を依頼する文書です。 提案の品質はRFPの品質で決まります。この記事では、RFI・見積依頼との違い、構成10項目、提案が集まる書き方のコツを解説します。

RFI・RFP・見積依頼はどう使い分けるのか

いきなりRFPから始めると、要件が市場の実態とずれたまま選定が進みます。候補が絞れていない段階ではRFIで情報を集め、要件が固まってからRFPを出すのが定石です。RFIの作り方はRFI作成ツールで文書ごと生成できます。

RFPの構成10項目

1. プロジェクトの背景・目的 — なぜ今やるのか。目的は「何がどうなったら成功か」まで書く
2. 会社・事業の概要 — ベンダーが提案の前提にする情報(規模・拠点・ユーザー数)
3. 現状の業務と課題 — 現行システム・業務フロー・困りごと。ここが具体的なほど提案が具体的になります
4. 実現したいこと(要件) — 必須要件と希望要件を分けて書く。全部「必須」にすると総額が跳ね上がります
5. 対象範囲(スコープ) — 対象業務・部門・データ移行の有無。範囲外も明記する
6. 予算 — 上限または幅で提示。非開示は比較不能な提案を招きます
7. スケジュール — 稼働希望時期と、あれば背景(法改正・繁忙期など)
8. 提案してほしい内容 — 提案書に含めてほしい項目(構成・体制・実績・見積内訳・保守)
9. 選定の進め方と評価基準 — 提出期限・プレゼン日程・評価の観点・連絡窓口
10. 契約条件・特記事項 — 秘密保持・検収条件・再委託の扱いなど

提案品質を上げる3つのコツ

1. 提案準備期間を2週間以上取る — RFP受領から提出まで2週間を切ると、ベンダーは既存資料の流用で返すしかなく、提案は薄くなります。良い提案が欲しければ準備期間で誠意を示します
2. 課題は業務の言葉で書く — 「DXを推進したい」ではなく「受注入力が二重作業で月40時間かかっている」。ベンダーは課題の具体性に比例して具体的な解決策を書けます
3. 評価基準を先に決めて公開する — 価格・機能適合・実績・体制の配点を決めておくと、社内の意思決定も速くなり、ベンダーも重点を絞れます。選定後の導入計画はWBSの作り方に続きます

よくある失敗

• 要件を「ベンダーに考えてもらう」 — RFPは丸投げの道具ではありません。課題と目的は発注側にしか書けず、ここが空のRFPには一般論しか返ってきません
• 全要件を必須にする — 優先順位がないと、価格も提案もコントロールできません。必須/希望の2段階が最低ラインです
• 予算・評価基準の非開示 — 情報を隠すほど提案の精度は下がります。選定の公平性は「同じ情報を全社に渡す」ことで担保します
• RFPを出してから要件を変え続ける — 途中変更は全ベンダーへ同時に通知し、提出期限も延ばすのがマナーです

対象がCRM/SFAならCRM/SFAの選び方、MAツールならMAツールの導入で製品選定の観点を確認してから要件に落とすと精度が上がります。まずはRFP作成ツールでたたき台を生成し、自社の課題を上書きするところから始めてください。