RFPとは?提案依頼書の意味・RFIとの違い・書き方と進め方

RFP(Request for Proposal/提案依頼書)とは、発注側が自社の課題・要件・予算・選定条件を1つの文書にまとめ、複数のベンダーに同じ条件で提案と見積を依頼するための書類です。 読み方は「アールエフピー」。システム開発やSaaS導入のほか、Web制作・広告運用・BPOなどの業務委託でも使います。

ひとことで言えば、RFPは「何に困っていて、何を実現したく、どう選ぶか」をベンダーに渡す依頼状です。この記事では、似た文書(RFI・RFQ・要件定義書)との違い、RFPが要る場面の見分け方、各項目の書き方、作り方の手順と期間、提案を比べる配点の決め方を順に説明します。

RFP・RFI・RFQ・要件定義書の違いは?

いちばん混同されやすいのが、この4つの文書です。違いは「いつ・誰が・誰に向けて・何を決めるために書くか」で整理できます。

正式名称はRFIがRequest for Information、RFQがRequest for Quotationです。

RFIとRFPの違いは、RFIが「誰に頼めるか」を探る文書で、RFPが「どう解決するか」を比べる文書だという点です。RFIの段階では要件が固まっていなくてかまいませんが、RFPでは自社の課題と必須要件をはっきり書きます。RFIの文面はRFI作成ツールで作れます。

無料ツール 要件が固まる前にRFIで候補を探る

SFA・MA・会計・勤怠などの検討テーマを選ぶと、背景・推奨の依頼項目・回答期限の目安が入ったRFIの下書きができます。印刷・PDF保存して候補ベンダーに送れます。

RFIを作る →

RFQは価格比較の文書です。仕様が1つに決まっていて、あとは価格と納期だけを比べればよい物品・定型サービスならRFPを飛ばしてRFQで足ります。逆に、解決策の中身から比べたいならRFQでは足りません。

要件定義書との違いも押さえておきます。RFPは契約前に発注側だけで書くので、「受注入力を二重作業なしにしたい」のような実現したいことの粒度で十分です。画面の項目や帳票レイアウトまでの細部は、契約後の要件定義でベンダーと一緒に詰めます。RFPの段階で細部まで書き込もうとすると、作成に何か月もかかり、ベンダーの提案の幅も狭まります。

RFPが必要なのはどんなとき?

RFPは手間のかかる文書なので、すべての発注に要るわけではありません。次の表で、書くべきかどうかを判断できます。

迷ったら「複数社を同じ土俵で比べたいか」で決めます。比べたいならRFPを書き、比べないなら依頼内容を整理したメモで足ります。購買全体のどの段階にRFPが入るかは、購買プロセスの7ステップで確認できます。

無料ツール 提案依頼書をその場で作る

背景・課題・要件・予算・評価基準を順に入力すると、ベンダーにそのまま送れる章立ての提案依頼書になります。登録は不要です。

Word保存と印刷/PDFに対応。入力内容は送信されません。

RFPを作成する →記入例のWordファイル →

RFPの書き方: ベンダーは各項目から何を判断するか

RFPの項目は、ベンダーが「提案するか・どんな規模で・誰を担当にするか」を判断する材料です。項目名を埋めるだけでなく、読んだベンダーがそこから何を決めるかを意識すると、書く量の目安がつきます。

書き方のポイントは3つです。

1. 課題は業務の言葉と数字で書く — 「DXを推進したい」ではなく「受注入力を2つのシステムに二重で行い、月40時間かかっている」。数字があると、ベンダーは効果の試算まで含めた提案を書けます
2. 要件は必須と希望に分ける — 必須は「満たさなければ選ばない」ものだけに絞ります。現行業務と製品の標準機能との差を洗い出すフィットギャップ分析の考え方で、本当に必須かを見直します
3. 範囲外も書く — 「データ移行は対象外」「既存の会計システム改修は含めない」のように、含めないものを明記すると見積の前提がそろいます

冒頭の「背景・目的」で手が止まる場合は、「現状→困りごと→目指す状態」の3文で書きます。

1. プロジェクトの背景・目的
当社は従業員100名の専門商社であり、顧客情報・商談履歴を
各営業担当者が個別のExcelで管理している。
このため、担当者の異動・退職時の引き継ぎに平均2週間を要し、
直近1年では引き継ぎ漏れによる失注も発生している。
本プロジェクトでは顧客情報を一元管理する仕組みを導入し、
「担当者が替わっても営業活動が止まらない状態」の実現を目的とする。

上の文例の数値は説明用の架空の例です。自社の実数に置き換えてください。現状の業務フローは、業務フロー図作成ツールで「誰が・何を・どの順で」を図にして添付すると、文章より早く伝わります。

RFPの作り方: 手順と期間の目安

RFPは「書く」作業より、その前の課題集めと社内合意に時間がかかります。以下は中規模のシステム導入を想定した期間の例で、規模や社内の決裁の速さで前後します。

この例を合計すると、着手から選定までRFIを含めて約2.5〜3.5か月、RFIを省くと約2〜2.5か月です。つまずきやすいのは手順3を飛ばすことです。配布後に要件を変えると、全社へ通知し直して提出期限も延ばす必要があり、かえって時間がかかります。誰が要件を決め、誰が承認するかは、RACIで先に役割を決めておくと揉めません。最終的に誰が決めるかは決裁者を確認し、予算の根拠は投資対効果(ROI)計算ツールで用意できます(稟議書の書き方も参照)。

提案の準備期間は、ベンダーが社内で体制と見積を組む時間です。短すぎると既存資料の流用で返すしかなく、提案は薄くなります。

提案はどう比べる?評価の配点と計算例

評価基準は、提案を見る前に配点まで決めておくのが原則です。提案を見てから配点を決めると、気に入った会社が勝つように配点を動かせてしまいます。

計算の手順は、①必須要件を満たさない提案を除外する、②観点ごとに5段階で採点する、③「配点×点数÷5」を足し上げる、の3段階です。次の例は架空の3社です。

この配点ではA社が1位ですが、価格を40・機能の適合を25に変えると、A社73・B社80・C社75となり、最も安いB社が1位に入れ替わります。点差が小さいときほど配点の決め方で結果が変わるため、配点は手順3の段階で社内合意を取り、RFPにも書いておきます。採点の観点の立て方はシステム比較表の評価項目と採点方法、表の作成は比較表作成ツールが使えます。

無料ツール 配点を決めて3社の提案を採点する

評価軸と重み付けを選んで候補3社を採点すると、必須条件の足切りを分けた比較評価表と選定理由の文ができます。Excel貼り付け用のコピーとA4印刷に対応しています。

提案を採点する →

よくある失敗

• 課題と目的をベンダーに考えてもらう — 課題と目的は発注側にしか書けません。ここが空のRFPには一般論の提案しか返ってきません
• 全要件を必須にする — 優先順位がないと、価格も提案の中身もコントロールできません。必須と希望の2段階は最低限分けます
• 予算と評価基準を伏せる — 伏せるほど提案の精度は下がります。公平性は「同じ情報を全社に同時に渡す」ことで保ちます
• 質問への回答を質問した会社だけに返す — 回答は全社に共有します。一部の会社だけが前提を知っている状態では、比較の意味がなくなります
• 1社だけにRFPを出す — 比較相手がいないと、価格と提案の妥当性を判断できません。相見積もりとして最低でも2〜3社には出します
• 独自仕様を必須要件にしすぎる — 特定の会社しか対応できない要件が多いと、契約後に乗り換えられなくなるベンダーロックインを招きます

対象がCRM/SFAならCRM/SFAの選び方、MAツールならMAツールの導入で製品選定の観点を確認してから要件に落とすと、必須要件を絞り込みやすくなります。

選定後の進め方

RFPで発注先を決めたあとは、契約→要件定義→導入計画の順に進みます。導入の工程表はWBSの作り方を参考に、WBS作成ツールで作れます。具体的な作業や商品を発注する段階の書面は、注文書・発注書作成ツールで明細・希望納期・納品場所をまとめられます。