RFP(提案依頼書)作成ツール

本書の目的から問い合わせ先まで最大15章です。依頼範囲(8工程)と非機能要件(8項目)はチェックボックスから定型文で生成され、評価基準は重視する点に応じた配点表(合計100点)、スケジュールには質問受付期限(提出期限の1週間前)が自動で入ります。発注者概要・現行環境などの任意項目が空欄の章は自動で省略されます。

RFP送付から3〜4週間が目安で、このツールは2週間未満だと警告を表示します。また質問受付期限を提出期限の1週間前で自動計算し、質問への回答は質問者名を伏せて提案依頼先全社に共有する旨(複数社コンペの公平性を保つ標準的な運用)が文書に自動で入ります。

目安か上限として提示するのがおすすめです。予算を伏せると各社の提案規模がばらつき、比較が難しくなります。このツールは「上限として明示」「目安として提示」「非公開」の3通りに加えて、金額が初期構築費用のみか運用保守費(1年分)込みかも書き分けられます。

RFP(Request for Proposal=提案依頼書)は、システムやWeb制作の発注前に、背景・要件・予算・評価基準をまとめてベンダーに具体的な提案を依頼する文書です。RFI(情報提供依頼書)はその前段階で製品情報や実績を広く集めるための文書で、一般にRFI→RFP→提案評価→契約の順で進みます。情報収集の段階なら、姉妹ツールのRFI作成ツールをご利用ください。

相見積もりでは2〜4社程度が目安です。多すぎると評価の負担が増えるうえ、受注確率の低さからベンダー側の提案の質も落ちがちです。同じRFPを全社に送って条件を統一し、質問への回答は質問者名を伏せて全社に共有するのが公平な進め方です(この運用の一文は生成される文書に自動で入ります)。

「必須」と「歓迎」に分けて書くのがポイントです。すべてを必須にすると価格が膨らみ、逆に曖昧なままだと各社の提案の粒度がばらばらになって比較できません。このツールでは必須要件(3件以上)と歓迎要件を分けて入力できます。何を実現したいかを書き、どう作るか(実現方式)は指定しすぎずベンダーの提案に委ねると、良い提案を引き出せます。

このツールのひな形は民間取引向けです。官公庁・自治体の調達は仕様書・入札公告の様式や手続きが法令・規則で別途定められているため、所定の様式に従ってください。民間企業同士のシステム発注・Web制作・SaaS導入などの相見積もりにはそのまま使えます。

無料・登録不要で、ブラウザだけで使えます。作成した文書はコピーのほか、A4の印刷・PDF保存に対応しています。記載漏れは主要11項目のチェックで確認でき、判定が「送付できる状態」になってから社内決裁者の確認を経てベンダーに送付する流れを推奨しています。

あります。上のツールで「調達対象のテンプレート」(Webサイト制作・業務システム開発・ECサイト構築・モバイルアプリ開発・SaaS導入・カスタマイズ・その他)を読み込むと、背景・目的・要件の典型文と推奨の依頼範囲・非機能要件が入った状態になり、そのまま完成形のサンプルとして読めます。数値目標や必須要件の欄にも「サンプルを入力して試す」があります。Word形式で手元に置きたい場合は、ページ内のRFPテンプレート(記入例つき・無料)をダウンロードしてください。