問い合わせ返信メール作成ツール

問い合わせへの返信メール(回答・後日回答・資料送付・お断り・自動返信・解約受付)を、要点を入れるだけでそのまま送れる件名と本文にする無料ツール。

  • 登録・ログイン不要
  • 無料
  • 入力値をサーバーに送信しません
下書きを確認して使う

返信メールの下書き

未入力

本文の(カッコ書き)を実際の内容に置き換えてください。本文は直接編集できます。

件名—
送る前の確認—

確認の前提: 本文の文字列から、残ったカッコ書き・必須の4要素(お礼・問い合わせの復唱・回答または回答予定日・連絡先)・回答予定日の曜日・言い換え候補の語を見ています。点数や閾値はありません。回答の中身は利用者の責任で確認してください。

返信の種類を選ぶと、種類別の書き方のコツを表示します。

送信前に宛先・日付・回答の中身を確認してください。打ち合わせの候補日を添えて返すときは日程調整メール作成ツールで候補日を作れます。

返信の条件を入れる
例で試す

受けた日は本日、回答予定日は本日から数えます。会社名・氏名・内容は架空の例です

1返信の種類を選ぶ(6つから選択)

2問い合わせの内容を入れる(要点は1行で)

受けた経路

3差出人・署名を入れる(連絡先は電話かメールのどちらか)

入力内容はブラウザ内だけで計算・保存され、サーバーには送信されません。「条件のURL」も入力値を#以降に載せるためサーバーへは送られませんが、URLを共有した相手は入力値を見られます。無料・登録不要で使えます。

USE CASESこんな場面で使える

  • 質問への回答納期・仕様・料金の質問に、お礼→問い合わせの復唱→回答(箇条書き)→結びの順で返す
  • 一次返信すぐ答えられない問い合わせに、受け付けた旨と土日祝を除いた回答予定日を添えて先に返す
  • お断り対応範囲外・提供終了・条件が合わない・規約上できない案件を、クッション言葉と代替案つきで断る
  • 自動返信と解約受付フォームの受付メール(対応時間帯・回答の目安)と、解約日・最終請求・データ保持期間を明記した受付メールを作る

FORMULA計算式・仕組みと根拠

  • 件名: 回答・後日回答・お断りは「Re: 」+問い合わせの要点、資料・見積は「(送るもの)のご案内」、自動返信は「【受付】お問い合わせを受け付けました」、解約・退会は「ご解約のお手続きについて」。要点が空のときは「お問い合わせの件について」。
  • 本文の構成: 宛名→お礼と名乗り→問い合わせの復唱(「◯月◯日にいただいた◯◯でのお問い合わせ「要点」の件」)→本題(回答 / 確認中の内容と回答予定日 / 送るものと有効期限 / お断りの理由と代替案 / 受付と対応時間帯・回答の目安 / 解約日と最終請求・データ保持)→次の行動(ご不明な点があれば)→結び→署名(会社・部署・氏名・電話・メール・窓口時間)。
  • 回答予定日: 本日を起点に土日と祝日を飛ばして営業日を数えます(翌営業日=1日、2営業日後=2日、3営業日後=3日)。「1週間後」は7日後で、土日祝に当たれば次の営業日。日付欄を直接書き換えることもできます。
  • お断りの文: 「恐れ入りますが」で始め、選んだ理由→「ご希望の対応はいたしかねます」→お詫び→代替案(入力したときだけ)→要望を社内で共有する旨。「できません」は単独で使いません。
  • 送る前の確認: ①本文に残った(カッコ書き)の数 ②必須要素(お礼・問い合わせの復唱・回答または回答予定日・連絡先)の有無 ③回答予定日が土日祝か ④「できません」「無理です」「ご理解ください」「分かりかねます」が本文にあれば言い換え例。すべて事実の表示で、点数や閾値は作りません。
  • 根拠: 祝日は内閣府「国民の祝日について」の公表日程(2025〜2027年、振替休日・国民の休日を含む)。文面の構成・クッション言葉・返信の早さの目安は、サイボウズ メールワイズ、ラクス メールディーラー、Helpfeel の問い合わせ返信メールの解説が共通に挙げる慣行を採用しました(2026-10-10確認。法令ではありません)。

EXAMPLE入力例と結果の読み方

本日が2026年10月10日(土)のとき、「例で試す」の「確認して3営業日後に回答する」を押すと、10月12日(月)が祝日(スポーツの日)のため13日(火)・14日(水)・15日(木)と数えて回答予定日は10月15日(木)になります。本文は「10月10日にいただいたメールでのお問い合わせ「請求書の宛名変更について」の件、確認のうえ改めてご回答いたします」「10月15日(木)までにご回答いたします」の順で、宛先・署名が埋まっているので「送る前の確認」は「送れる形」です。回答予定日の欄を手で10月11日(日)に変えると「回答予定日が土日祝」の注意が出ます。「対応範囲外でお断りする」では、断りの文が「恐れ入りますが、本件は弊社の対応範囲外のため、ご希望の対応はいたしかねます。」になり、代替案が空なので代替案の段は出ません。

PITFALLSよくある間違い

  • 問い合わせの復唱を省いて回答だけ書く(どの件への回答か相手が読み返す手間になります。「◯月◯日にいただいた「要点」の件」の1文で防げます)
  • 回答予定日を「後日」「追って」とぼかす(いつ待てばよいか分からず催促が来ます。土日祝を除いた日付を入れます)
  • 断るときに「できません」「ご理解ください」で終える(突き放した印象になります。クッション言葉→理由→いたしかねます→代替案の順にします)

NOTES境界条件・注意点

  • 祝日は2025〜2027年を登録しています。それ以外の年の回答予定日は土日だけを除きます
  • 回答の中身(製品仕様・料金・規約の解釈)は利用者が入力します。契約を解約できるかや返金額の判断は行いません(解約受付は「受け付けた旨」と選んだ案内だけを書きます)
  • 本文を直接編集した後は、条件の変更を自動反映しません(手直しを守るため)。「条件から作り直す」で反映し直せます。入力した内容はこの端末に保存され、送信されません

問い合わせ返信メールの構成(5つの要素)

問い合わせへの返信は、お礼→問い合わせの復唱→回答(または回答予定日)→次の行動→署名の順に書くと、相手は「どの件への返事か」「何をすればよいか」を読み返さずに済みます。上のツールはこの5要素をそのまま本文に組み込みます。

問い合わせ返信メールの5つの要素と、本ツールが本文に入れる文
要素役割本文での例
1. お礼と名乗り問い合わせへの感謝と、誰が答えているかを先に示すこのたびは株式会社ABCソリューションズにお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。カスタマーサポートの山田太郎と申します。
2. 問い合わせの復唱受けた日・経路・要点を1文で確認し、どの件かを揃える10月10日にいただいたメールでのお問い合わせ「商品A-100の納期について」の件、下記のとおりご回答いたします。
3. 回答または予定日結論を先に。すぐ答えられなければ確認中の内容と回答予定日・通常、ご注文から5営業日以内に出荷いたします。／ 10月15日(木)までにご回答いたします。
4. 次の行動追加の質問・期限・添付の確認など、相手が次にすることを示すご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。
5. 署名会社名・部署・氏名・電話・メール・窓口時間。連絡先がないと相手が折り返せない株式会社ABCソリューションズ カスタマーサポート／山田太郎／TEL: 03-1234-5678

返信の種類別に変える所

5要素の骨組みは同じで、件名と3つ目の「本題」だけが種類で変わります。上のツールの6種類は次の対応です。

返信の種類別の件名と本題の書き方(本ツールの6種類)
種類件名本題に入れるもの
質問に回答するRe: 要点結論を先に書いた回答(複数あれば箇条書き)、補足のURL
確認して後日回答するRe: 要点確認中の内容、土日祝を除いた回答予定日、お待たせする旨
資料・見積を送る(送るもの)のご案内添付またはURLの案内、見積なら有効期限
対応できないと伝えるRe: 要点クッション言葉→理由→「いたしかねます」→お詫び→代替案→社内共有の旨
受付の自動返信【受付】お問い合わせを受け付けました受け付けた旨、対応時間帯、回答の目安(◯営業日以内)、緊急時の連絡先、自動送信である旨
解約・退会の受付ご解約のお手続きについて申し出を受け付けた旨、解約日、最終のご請求の有無、データ保持期間、これまでのお礼
株式会社サンプル商事
佐藤様

このたびは株式会社ABCソリューションズにお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
カスタマーサポートの山田太郎と申します。

10月10日にいただいたメールでのお問い合わせ「商品A-100の納期について」の件、下記のとおりご回答いたします。

・通常、ご注文から5営業日以内に出荷いたします。
・10個以上のご注文は、別途納期をご連絡いたします。

ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。

クッション言葉と言い換え

断るとき・待たせるときは、本題の前にクッション言葉を置き、否定形を言い換えます。上のツールの「送る前の確認」は、下の表の左の語が本文にあると言い換え例を表示します。

本ツールが検出する語と言い換え例、主なクッション言葉
そのまま使いがちな語言い換え例前に置くクッション言葉
できませんいたしかねます／対応いたしかねます恐れ入りますが／あいにく
無理ですご希望に沿いかねます大変恐縮ですが
ご理解くださいご了承いただけますと幸いですお手数をおかけしますが
分かりかねます確認のうえ、改めてご連絡いたします恐れ入りますが

「対応できません」で文を終えると突き放した印象になります。「恐れ入りますが、本件は弊社の対応範囲外のため、ご希望の対応はいたしかねます。」のように、クッション言葉→理由→言い換えの順にし、できることがあれば代替案を続けます。

返信の早さの目安

問い合わせ対応の解説(サイボウズ メールワイズ・ラクス メールディーラー・Helpfeel、2026年10月確認)は、いずれも「24時間以内」の返信を目安に挙げています。統計的に決まった基準ではなく、各社が勧める慣行です。すぐに答えられない問い合わせでも、受け付けた旨と回答予定日だけの一次返信を先に送れば、この目安は守れます。上のツールの「確認して後日回答する」は、本日から土日と祝日(2025〜2027年)を除いて数えた予定日を本文に入れます。営業日の数え方は営業日計算ツールと同じです。

FAQよくある質問

問い合わせへの返信の件名は「Re:」のままでよいですか？

相手のメールへの返信なら「Re:」を残してかまいません。やり取りの続きだと一目で分かります。このツールは回答・後日回答・お断りで「Re: 」+問い合わせの要点の件名を作ります(要点が空なら「お問い合わせの件について」)。資料・見積は「(送るもの)のご案内」、受付の自動返信は「【受付】お問い合わせを受け付けました」、解約・退会は「ご解約のお手続きについて」です。やり取りの途中で用件が変わったら件名も書き換えます。

すぐに答えられない問い合わせには、どう返信すればよいですか？

先に「受け付けた旨」と「いつまでに回答するか」だけを返し、回答は後日送ります。待たせたまま黙っているより印象がよく、催促も減ります。このツールの「確認して後日回答する」で翌営業日・2営業日後・3営業日後・1週間後を押すと、土日と祝日を除いた日付が本文に入ります。確認中の内容を1行添えると、相手は何を待っているのか分かります。

お断りの返信メールはどう書けばよいですか？

クッション言葉(「恐れ入りますが」「あいにく」)で始め、断る理由→「いたしかねます」などの言い回し→お詫び→代替案→いただいた要望を社内で共有する旨、の順にします。「できません」「無理です」を単独で使わず、「対応いたしかねます」「ご希望に沿えず申し訳ございません」に言い換えます。このツールは理由を4つ(対応範囲外 / 提供終了・在庫なし / 条件が合わない / 規約上できない)から選び、代替案を入れたときだけその段を出します。

受付の自動返信メールには何を書きますか？

「受け付けた旨」「対応時間帯」「回答の目安(◯営業日以内)」「急ぐときの連絡先」「自動送信である旨」の5つです。宛名は個別の氏名が入らないため「お客様」で固定します。このツールは対応時間帯の開始・終了、回答の目安、緊急時の電話番号を選ぶと、この構成の本文を作ります。

解約・退会の受付メールで書くべきことは？

「申し出を受け付けた旨」「解約日」「最終のご請求の有無」「データの保持期間」「これまでの利用へのお礼」です。解約できるかどうかや返金の金額は契約・規約で決まるため、このツールは判断せず、入力した解約日と選んだ案内(最終請求あり/なし・保持期間)だけを本文にします。請求の金額や時期は請求書で確認してもらう文にしています。

問い合わせの返信は何日以内に送るべきですか？

確認した3つの資料(サイボウズ メールワイズ・ラクス メールディーラー・Helpfeel、2026年10月確認)はいずれも「24時間以内」を目安に挙げています。統計的な基準ではなく、各社が勧める慣行です。すぐ答えられないときは、受け付けた旨と回答予定日だけの一次返信を先に送ると、この目安を守れます。