クレーム報告書作成ツール

クレーム報告書を作成する無料ツール。テンプレートの書き方に沿って受付の事実・お客様の申し出・対応の経緯・原因の確認状況・再発防止策を入力すると、上長や関係部署へ出す社内向けの報告書になり、編集・コピー・印刷できます。

  • 登録・ログイン不要
  • 無料
  • 入力値をサーバーに送信しません
社内向けクレーム報告書
受付の事実を記録すると報告書を作成できます。
受付の事実と対応を記録
例で試す

架空の例です。日時は今日を起点に入ります。

1受付の事実（日本時間・分単位）

2クレームの内容（申し出は事実のまま）

3対応と原因（分からない事項は未確認のまま）

必須事項を記入して「報告書を作成」を押してください。

入力内容はブラウザ内で処理します。自動保存・URLへの保存はありません。再編集にはファイルを手動保存してください。

USE CASESこんな場面で使える

  • 受付直後の第一報受付の事実と申し出、緊急度を上長に共有する(原因は未確認のまま)
  • 対応完了後の報告受付から完了までの経過と、確認済みの原因・再発防止策を関係部署に残す
  • 上長の判断待ち返金や再発行など、担当者では決められない事項を保留として報告する

FORMULA計算式・仕組みと根拠

  • 報告書 = 項目の表(受付日時・受付経路・受付担当・お客様・対象・分類・緊急度・状態)+本文(申し出 / 要望 / 対応の経緯 / 原因の確認状況 / 再発防止策・担当・期日 / 社内共有先・エスカレーション / 未確認事項)
  • 経過時間 = 対応完了日時 − 受付日時(対応完了のとき)。対応中・保留のときは現在時刻 − 受付日時を「◯日経過」で示す
  • 原因の確認状況は未確認 / 仮説(確認前) / 確認済みの3区分。未確認のときは本文に「未確認(断定しない)」と書き、原因を推定しない
  • 任意の欄が空のときは本文に「未記入・要確認」と出し、黙って省かない。未確認事項の節に未記入・未確認の項目をまとめる
  • 根拠: Tayori「クレーム報告書の書き方や注意点」とマネーフォワード クラウド「クレーム報告書の書き方」で記載項目(発生日時・顧客情報・内容・対応・原因・今後の対応)と、事実と推測を分けて書く原則を確認(2026年10月10日)。項目名と構成は本ツール独自

EXAMPLE入力例と結果の読み方

「例で試す」の「納期遅れ・対応完了」は、2日前の10:00に受付、1日前の12:00に対応完了の例で、状態帯に「受付から対応完了まで 26時間。緊急度: 中」と出ます。紙には受付日時・経路・担当・お客様・対象・分類・緊急度・状態の表と、申し出・要望・経緯・原因(確認済み)・再発防止策・社内共有先の本文が入ります。「接客の苦情・対応中」は完了日時がないため「対応中(受付から ◯日経過)」になり、原因は「未確認(断定しない)」と書かれます。

PITFALLSよくある間違い

  • お客様の申し出に「怒っていた」「無理な要求」などの評価や推測を混ぜる(発言は「」で事実のまま書く)
  • 原因が仮説の段階なのに確認済みとして書く(確認状況の区分を変えない)
  • 対応完了日時に、報告書を書いた時刻を入れる(お客様への対応が終わった時刻を入れる)

NOTES境界条件・注意点

  • 日時は日本時間の分単位。受付日時・対応完了日時は現在以前、完了は受付以降にします
  • 緊急度は利用者が3段階から選びます。本ツールが点数で判定することはありません。原因の断定・責任の所在・補償の判断もしません
  • 自動保存・URLへの保存はありません(お客様の情報を含むため)。再編集するときは「再編集用ファイルを保存」で端末にJSONを残します
  • 医療・介護・労働安全など、法令で報告書の様式や提出先が決まっている事故は対象外です。社内の業務用クレームに使ってください

クレーム報告書に書く項目

社内向けのクレーム報告書は、受付の事実、お客様の申し出、対応の経緯、原因の確認状況、再発防止策、社内の共有先の順に書きます。受け取る上長が最初に知りたいのは「何が起きて、今どういう状態で、どれだけ急ぐか」なので、受付日時・状態・緊急度を表の先頭に置きます。

Tayoriの解説とマネーフォワード クラウドの解説で、発生日時・顧客情報・内容・対応・原因・今後の対応という記載項目と、事実と推測を分けて書く原則を確認しました（2026年10月確認）。本ツールの項目名と並びは、受付から上長への報告までの流れに合わせて独自に組んでいます。

本ツールの入力項目と、報告書での扱い
項目書くこと空のとき
受付日時・受付経路・受付担当お客様の申し出を受けた日時（分単位）と、電話・メール・フォーム・来店・SNS・取引先経由のどれか受付日時は必須。経路・担当は「未記入」
お客様・対象の商品・サービス会社名・氏名（匿名化してもよい）と、申し出の対象対象は必須。お客様は「未記入」
分類・申し出・要望・緊急度6分類のどれか、発言を「」で記録した申し出、お客様が求めていること、利用者が選ぶ3段階の緊急度分類・申し出・緊急度は必須。要望は「未記入・要確認」
対応の経緯・現在の状態時刻つきの対応の記録と、対応完了／対応中／保留・上長の判断待ち状態は必須。経緯は「未記入・要確認」
原因の確認状況未確認／仮説（確認前）／確認済みと、仮説・確認済みのときは根拠未確認なら「未確認（断定しない）」
再発防止策・社内共有先対策・担当・期日と、報告した相手・エスカレーション先「未記入・要確認」

医療・介護・労働安全など、法令で報告書の様式や提出先が決まっている事故には使えません。社内で共有する業務上のクレームを対象にしています。

社内の報告書とお客様へのお詫びの違い

社内向けの報告書は、原因の仮説や未確認の事項、社内の共有先まで書いて関係者が判断できるようにする文書です。お客様へのお詫び文は、確認が済んだ事実と対応、今後の予定だけを丁寧に伝える文書で、仮説や社内事情は書きません。この2つを1枚にまとめると、社内向けには情報が足りず、お客様には出せない文書になります。本ツールは社内向けだけを作り、お客様への文面はお詫び・謝罪メール作成ツールで別に用意してください。

事実と推測を分けて書くには

申し出の欄には、お客様の発言を「」で囲んで、聞いたとおりに書きます。評価や推測は、原因の欄に「仮説」と区分して書きます。

同じ出来事の、推測を混ぜた書き方と事実の書き方
混ぜた書き方事実の書き方
お客様は配送の遅れにかなり怒っていて、こちらの手配ミスが原因と思われる。お客様から「指定日の3日に届くはずの荷物が5日になっても届かない」との申し出（電話、強い口調）。原因は配送伝票の記載を確認中（仮説：建物名の欠落）。

「怒っていた」「ミスが原因」は書いた人の解釈です。読む人が同じ判断をできるように、発言・日時・確認した記録を書き、解釈は区分を付けて分けます。

緊急度の目安

緊急度は利用者が選びます。本ツールが点数で判定することはありません。

本ツールの緊急度3段階の定義
緊急度当てはまる状況報告の目安
高安全・健康への影響、法令に関わる、SNS・レビューで拡散するおそれがある受付の直後に、原因が未確認のまま第一報を出す
中取引・契約の継続や金額に影響する（請求の誤り、納期遅れ、再納品の要望など）当日中に上長へ報告し、対応の判断を仰ぐ
低担当者の個別対応で収束する見込みがある対応後にまとめて報告する

再発防止策の担当が決まらないときはRACI表で役割を整理できます。クレームの原因がシステムの停止や不具合なら、障害報告書作成ツールで発生・検知・復旧の時刻を別に記録してください。

FAQよくある質問

この報告書はお客様にも出せますか？

社内向けです。上長や関係部署に受付の事実・経緯・原因の確認状況・再発防止策を共有するための構成で、原因の仮説や社内の共有先が入ります。お客様へは、確認済みの事実と対応だけを別の文書(お詫び文)で伝えてください。

お客様の会社名や氏名は書くべきですか？

社内の運用に合わせてください。「お客様A」のように匿名化しても作成できます。本ツールは入力内容を自動保存せず、URLにも載せません。共有端末で使うときは、保存した再編集用ファイルの扱いに注意してください。

原因がまだ分からないときはどう書けばよいですか？

原因の確認状況で「未確認」を選びます。本文には「未確認(断定しない)」と出て、原因の欄は求められません。確認前の見立てがあるときは「仮説(確認前)」を選び、根拠と一緒に書きます。確認が済んだら「確認済み」に変えて作り直してください。

再発防止策が決まっていなくても作れますか？

作れます。再発防止策・社内共有先・対応の経緯は任意で、空のままだと本文に「未記入・要確認」と出ます。黙って省かないので、受け取った上長が決まっていない項目を見分けられます。決まったら追記して作り直してください。

入力した内容は保存されますか？

ブラウザの自動保存や外部送信はしません。ページを閉じると入力は消えます。続きを書くときは「再編集用ファイルを保存」で端末にJSONファイルを残し、「ファイルから再開」で読み込みます。手編集した本文も一緒に戻ります。

障害報告書作成ツールとの違いは何ですか？

障害報告書はシステムや業務の停止を対象に、発生・検知・復旧の時刻と業務影響を書きます。クレーム報告書はお客様の申し出を起点に、受付経路・分類・お客様の要望・緊急度・社内共有先を書きます。クレームの原因がシステム障害なら、障害報告書を別に作ってください。