展示会お礼メール作成ツール(例文・件名つき)

展示会のお礼メールはいつ送るか

展示会のお礼メールは、当日中、遅くとも翌営業日の午前に送るのが、国内の営業支援・MA各社の解説に共通する目安です(2026年10月確認。決まった規則ではありません)。会話の記憶が新しいうちに届き、会期の後にまとめて届く他社のお礼メールより先に読まれます。会期中は当日の夜か翌朝に送り、深夜の送信は避けます。文面を出展前に用意しておくと、当日のうちに送れます。

お礼メールに入れる4つのこと

展示会の後は、同じようなお礼メールが何通も届きます。埋もれないのは「誰が」「何の話をした相手に」「次に何をしてほしいか」が1通で分かるメールです。

当日どこまで話したかで書き分ける

相手を「見込みが高い・低い」で分けると、人によって判断がぶれます。上のツールは、当日に起きた事実で4つに分けます。誰についても必ずどれか1つに当てはまり、それぞれ件名と次の一手が決まります。

例文:ブースで話を聞けた相手へ

上のツールの「例で試す」の1つ目と同じ本文です(署名は省略)。当日の話の一行と、次の一手(打ち合わせの打診)だけが相手ごとに変わります。

株式会社サンプル商事
佐藤様

株式会社ABCソリューションズ 営業部の山田です。
昨日は「DX総合EXPO 2026 秋」にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

当日は「紙の請求書の処理に毎月3日かかっている」とのお話を伺いました。
御社の状況に合わせて、どのように役立てられるかを具体的にお見せできればと考えております。

30分ほど、オンラインでお話を伺えないでしょうか。
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただければ、こちらで調整いたします。

ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

例文:会えなかった相手へ

上の表の「会えなかった・名刺だけ受け取った」の「この条件で試す」と同じ本文です(署名は省略)。

株式会社サンプル商事
佐藤様

株式会社ABCソリューションズ 営業部の山田です。
昨日は「DX総合EXPO 2026 秋」にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
せっかくお越しいただいたのに、直接ご挨拶できず失礼いたしました。名刺を頂戴し、ありがとうございます。

ご参考までに、展示でご紹介した「請求書受け取りサービスのご紹介」をお送りします。
https://example.com/download
気になる点がございましたら、短い時間でもご説明いたします。

ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

名刺交換した全員へまとめて送るとき

話していない相手まで1人ずつ書く時間はありません。同じ内容で足りる相手には、メール配信ツールやMAで差し込み記号を使ってまとめて送ります。上のツールの「まとめて送る」は、宛名を「{会社名}」「{氏名}」にした本文を作ります。使うツールの差し込みタグ(例: {{company}})に置き換えてください。

• 宛先はBCCか配信ツール:複数の相手をTOやCCに並べると、受け取った全員にほかの人のアドレスが見えます。行政機関の報告にも、BCCに入れるはずのアドレスをTOに入れて漏えいした事例があります
• 配信停止の受付先を書く:名刺などの書面でアドレスを受け取った相手への広告宣伝メールは、事前の同意がなくても送れる例外に当たります。ただし送信者の名称と、受信拒否の連絡先(メールアドレスかURL)の表示は必要です(総務省「特定電子メール法」パンフレット)。通信販売の広告メールは特定商取引法の対象になり、例外になりません
• 話を聞けた相手は分けて送る:まとめ送りの対象から外し、当日の話を入れて1人ずつ送ります

お礼メールの後の追いかけ方

お礼メールは最初の1通です。打ち合わせを打診した相手から1週間ほど返事がなければ、別の候補日を添えてもう一度連絡します。名刺交換だけの相手には、数日おきに事例・選び方・セミナーなどの情報を送り、資料を開いた・案内のボタンを押したなどの反応があった人から営業が連絡します。この数通の配信日と件名は、MAシナリオ設計ツールの「展示会で名刺交換」で組めます。展示会の費用を回収できたかは展示会ROI計算ツールで確かめられます。