業務フロー図とは

業務フロー図とは、仕事の流れを「誰が・何を・どの順で」行うかを記号と矢印で1枚に描いた図です。担当者ごとに帯を分けたものをスイムレーン図と呼びます。担当が変わる受け渡しと、承認できなかった場合の差し戻しを見える形にできます。

スイムレーン図とは

スイムレーン図とは、業務フロー図を役割ごとの帯(レーン)に区切り、誰の手順かを帯の位置で示す描き方です。担当が変わる場所(受け渡し)が帯をまたぐ矢印として見えるため、部門をまたぐ業務の整理に向きます。このツールの図はこの形式で、横レーン(画面向き)と縦レーン(A4縦の印刷向き)を切り替えられます。

業務フロー図(フローチャート)の記号 早見表

業務フロー図の書き方 5ステップ

1. 開始と終了を決める。「何が起きたら始まり、何ができたら終わるか」を決めます。たとえば受注から請求までなら、見積依頼から入金確認までを一枚の範囲にします。
2. 登場人物を役割で3〜7人挙げる。営業部という部署名より、営業担当と営業承認者に分けると判断する人が明確です。顧客やシステムも必要なら一つのレーンにします。
3. 手順を「〜を〜する」の形で時系列に並べる。一行に一つの手順を書きます。画面のクリックごとではなく「請求書を発行する」のように成果が分かる粒度にします。
4. 判断には「はい・いいえ」両方の行き先を書く。承認されなかった場合に何番へ戻るかも指定します。差し戻し先の作業が無ければ、その手順を追加します。
5. 現場の担当者と一緒に見直す。図を見せ、実際の順番や役割に合っているかを確かめます。特に担当が変わる箇所では、何を渡せば次へ進めるかを決めておきます。

レーンと手順の目安

役割は3〜7本、手順は15以内を目安にすると、全体の流れを一枚で確認しやすくなります。以下はこのツールで整理するときの目安であり、業務の正しさを保証する基準ではありません。

テンプレート8種の内容

近い業務を選び、役割名と自社の決裁・差し戻しルールに合わせて直してください。

よくある失敗と直し方

• 部署名だけでレーンを切る。「営業部」の中に担当と承認者が混ざると、誰が判断するのか分からなくなります。「営業担当」「営業承認者」の役割に分けてください。
• 判断の「いいえ」を書かない。承認される流れだけでは、実際の差し戻しが図から消えます。修正する手順を用意し、「いいえ」の行き先を指定してください。
• 手順を細かく書きすぎる。クリック単位まで書くと一枚に収まらず、業務全体を追いにくくなります。15手順以内を目安に、細部は別の操作マニュアルに分けてください。

作った後の使い方

• マニュアル化する。図と番号付き手順書を後任や新人に渡し、各手順の注意点を書き足します。引き継ぎ準備の担当・期限はWBS作成ツールで整理できます。
• システム導入前の現状を整理する。現在の仕事を図にして、ベンダーや情報システム部門と確認します。実行する人だけでなく責任者や相談先も整理する場合はRACI表作成ツールが使えます。
• 改善の的を絞る。青い受け渡しと橙の差し戻しを確認します。回数だけで良し悪しを決めず、待ち時間や渡す書類の不足を担当者に聞いて、直す順番を決めてください。