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日報は「どこで・何をして・どうだったか・次に何をするか」の4点を、決まった型で書く報告です。 文章力は必要なく、型に沿って事実を埋めれば5〜10分で書き終わります。この記事では、そのまま使えるテンプレートと例文、良い日報と悪い日報の違い、時間をかけないコツを、営業日報を軸に解説します(営業以外の職種の書き方も後半で扱います)。
営業日報の基本テンプレート
【営業日報】2026年7月22日(水)
氏名:山田 太郎
■ 本日の活動
1. 株式会社ヤマダ商事(訪問)
内容:新商品のご案内
結果:見積・提案の依頼をいただいた
2. 鈴木工業(電話)
内容:納期のご相談
結果:引き続きフォローを継続する
■ 所感
ヤマダ商事は購買部長が同席し、予算枠も確認できた。
来週の見積提出が受注の山場になる。
■ 明日の予定
ヤマダ商事向け見積書の作成、新規アポ2件の架電
以上、よろしくお願いいたします。| 項目 | 書くこと | 目安 |
|---|---|---|
| 本日の活動 | 相手・活動の種類・内容・結果 | 1件1〜2行、主要な活動3〜5件 |
| 所感 | 事実から考えたこと+次の一手 | 1〜3行 |
| 明日の予定 | 具体的な行動(誰に・何を) | 1〜2行 |
良い日報と悪い日報の比較
| 観点 | 悪い日報 | 良い日報 |
|---|---|---|
| 活動 | 「ヤマダ商事訪問。」で終わり | 相手・内容・結果まで1セットで書く |
| 結果 | 毎日「引き続き頑張ります」 | 「見積依頼」「回答待ち」「見送り」と事実で書く |
| 所感 | 「有意義な商談だった」 | 「部長同席で予算枠を確認できた。来週が山場」 |
| 悪い情報 | 書かない(隠す) | 失注・クレームほど早く書く |
| 明日の予定 | 「営業活動」 | 「ヤマダ商事へ見積提出、新規架電10件」 |
悪い日報に共通するのは、事実(何が起きたか)と評価(どう思うか)が区別されていないことです。「手ごたえがあった」だけでは上司は何も判断できません。「誰が・何と言ったか」の事実を書き、その上で自分の解釈を添えます。
5分で書き終える3つのコツ
- 商談直後にメモを残す — 帰社後にまとめて思い出すのが最も時間がかかります。移動中にスマホで相手・結果だけ記録しておけば、日報はそれを整形するだけです
- 選択肢化できる項目は選択肢で書く — 活動の種類(訪問/電話/オンライン)や結果(受注/見積依頼/検討中/見送り)は毎回同じ語彙を使うと、書くのも読むのも速くなります
- 所感を書く型を持つ — 「事実+解釈+次の一手」の順で1〜3行。型があれば「何を書こう」と悩む時間が消えます。状況別の例文は所感・コメントの例文集にまとめています
よくある失敗パターン
- 行動量の自慢になっている — 「今日は15件回りました」だけの日報は、案件が前に進んだかが分かりません。件数は書きつつ、進んだ案件・止まった案件を必ず書きます
- 毎日ほぼ同じ内容のコピペ — 読む側はすぐ気づきます。書くことがない日の対処は書くことがない日の対処法を参照してください
- SFAと日報の二重入力 — 同じ活動をSFAと日報に2回書くのは無駄です。SFAがあるなら活動記録はSFAに寄せ、日報は所感と予定に軽量化します。SFAの入力項目の考え方はCRM・SFAの記事で解説しています
- 悪い情報を翌日以降に回す — 失注・クレーム・納期遅延は当日の日報に書くのが原則です。報告が遅れるほど、上司が打てる手は減ります
日報をエクセルで作るなら(無料テンプレート)
ファイルで保存・回覧する運用なら、エクセルのテンプレートが向いています。列を「日付/相手・案件/活動内容/結果/所感/明日の予定」で固定し、結果の列はプルダウン(受注/見積依頼/検討中/見送り)にしておくと、書く時間が縮み、後から案件別に絞り込む集計もできます。
記入例つきの無料テンプレートを配布しています(登録不要)。
- 営業日報テンプレート(Excel) — この記事の4項目構成+記入例入り
- 業務日報テンプレート(Excel・全職種対応)
エクセル運用の注意は1点だけ、1日1ファイルにしないことです。ファイルが日数分増えると誰も読み返さなくなります。1シートに日付を縦に足していく形か、週単位のシート分けが現実的です。
営業以外の職種の日報の書き方
基本の型は営業と同じで、「活動→結果→所感→明日の予定」の並びは変わりません。違いは活動の単位です。営業は「訪問先・案件」単位で書きますが、事務・企画・開発などの内勤職は**「タスク」単位**で書き、それぞれに進捗(完了/継続・あとどれくらいか)を添えます。
■ 本日の業務
1. 月次請求データの照合(完了)
備考:差異2件は経理へ確認依頼済み
2. 新パンフレットの構成案作成(70%・継続)
備考:明日デザイナーへ共有予定
■ 所感
請求差異は先月と同じ取引先で発生。入力ルールの見直しを提案したい。
■ 明日の予定
構成案の共有、差異2件の回答確認内勤の日報で価値が出るのは所感です。「作業した」だけでなく、気づいた課題や改善提案を1行添えると、日報が業務改善の入口になります。職種を選んで項目を埋めるだけで作れる業務日報作成ツール(全職種対応)も用意しています。
日報を書く意味を成果につなげる
日報は「書かされるもの」になった瞬間に形骸化します。書く側のメリットは、①案件の抜け漏れ防止(明日の予定が自動的にToDoになる)②上司の支援を引き出す(課題を書けば助言・同行につながる)③交渉材料の記録(値引きや納期の経緯が残る)の3つです。週単位の数字のまとめ方は営業週報の書き方、日々の行動を管理するKPIの設計は営業KPIの記事を参照してください。
よくある質問
営業日報には何を書けばいいですか?
①どこで(訪問先・相手)②何をして(活動内容)③どうだったか(結果・手ごたえ)④次に何をするか(明日の予定)の4点です。この順に定型フォーマットで書けば、文章力に関係なく読める日報になります。所感は「事実+解釈+次の一手」の型で1〜3行が目安です。
営業日報は何分で書くべきですか?
5〜10分が目安です。それ以上かかる場合は、文章を考えすぎているか、項目が多すぎます。活動は1件1〜2行の要点に絞り、詳細は商談メモやSFAに残して日報からはリンクだけにするのが定石です。
営業日報とSFAの入力は両方必要ですか?
二重入力は避けるべきです。SFAを導入しているなら活動記録はSFAに一本化し、日報は「所感と明日の予定」だけをチャットで共有する形に軽くします。SFA未導入なら、日報が唯一の活動記録になるため相手・内容・結果を必ず残します。
日報はエクセルとツールのどちらで作るべきですか?
提出先がメール・チャットならWebの作成ツールで文面を作って貼り付けるのが最速です。ファイルで保存・回覧する運用ならエクセルのテンプレートが向きます。どちらも無料で使えるため、まず自社の提出方法(チャットかファイルか)に合わせて選べば十分です。