RPA化できる業務の判定シート

RPAに向いている業務・向かない業務の判定基準

RPA(Robotic Process Automation)は、人がパソコンで行う決まった操作を、ソフトウェアのロボットが代わりに行う仕組みです。決められた手順は速く正確にこなせますが、手順にないことは判断できません。そのため向き不向きは、作業の量より先に「手順が決まっているか」「元のデータを機械が読めるか」「操作する画面が変わらないか」で決まります。

このツールは次の4つの質問で業務を仕分けます。1つでも「向かない」の回答があれば向かない、「条件つき」の回答だけなら条件つき、すべて「向く」なら向くと判定します。点数の合計にはしないので、量が多い業務でも、手順がそろっていなければ向かない側に出ます。

この4つは、総務省の自治体におけるRPA導入ガイドブック(令和7年7月)が対象業務の判断基準に挙げる「定型的で複雑な判断を要しない」「入口が電子化されている、または電子化できる」「処理対象が安定しており変化が少ない」と、操作対象のシステムや外部サイトの仕様変更でロボットが止まるという保守上の注意に対応させたものです。同書が挙げる「大量の処理を繰り返し行う」「業務時間数が多い」は、判定とは別に年間削減時間の順位で見ます。

紙が元の業務を「向かない」にしていないのは、電子化できれば入力作業そのものは自動化しやすいためです。Webフォームへの切り替えやAI-OCR(紙の文字を読み取る仕組み)で電子データにしてから、RPAで転記する組み合わせがよく使われます。

年間削減時間と削減額の計算式

今の作業時間(時間/月)= 月の件数 × 1件の処理時間(分)÷ 60
年間削減時間 = 今の作業時間 × 12か月 × 自動化で減る作業の割合
年間削減額 = 年間削減時間 × 時給
※減る割合80%は0.8として計算。導入費・ライセンス費・保守の工数は含まない

自動化で減る割合を100%にしないのは、ロボットの結果の確認、例外の対応、止まったときの再実行が人に残るためです。減る割合を80%にしたとき、今の作業時間と時給から年間削減額は次のようになります。

月50時間は、1件15分の作業が月200件ある規模です。ここからライセンス費や保守の工数を引いた額が正味の効果になるため、費用の見積もりがあれば「1業務の自動化の年間費用」に入れて、削減額が届かない業務を見分けてください。

6業務を判定した計算例

経理・営業事務の候補6業務を、時給3,000円・減る割合80%で判定した架空の例です。

この条件で試す →

最初に自動化するのは、4問とも向く回答で削減時間が最も大きい「請求データの転記」です。次は条件つきの2件で、受注メールは例外を人に回すルールを、紙の申込書は電子化の方法を決めれば候補になります。値引きの判断は、量は多くても判断の基準がそろっていないため、RPAより先に基準づくりが必要です。

RPAで迷う業務の扱い方

• 判断が入る業務: 判断する部分は人に残し、その前後のデータ集め・転記だけを自動化します。文章を読んで分類する・下書きを作るといった判断は、RPAより生成AIが向くことがあります。業務をAIに任せてよいかはAI業務仕分け診断で確かめられます。
• 月1回しか発生しない業務: 1回の作業が長くても、年間の削減時間は小さくなります。単独では投資に見合わなくても、同じロボットで動かす他の業務に相乗りさせるなら候補になります。
• 外部のWebサイトを操作する業務: 相手のサイトは予告なく変わるため、止まったときに直す担当者が必要です。提供元がAPIやCSVのダウンロードを用意していれば、画面操作より壊れにくい方法で受け取れます。

向く業務が決まったら、投資対効果(ROI)計算ツールでライセンス費・開発費・保守費を入れて回収期間を出し、稟議書作成ツールで申請にまとめます。費用対効果の考え方と稟議で聞かれる論点はRPAの投資対効果の計算方法、候補業務の洗い出し方は業務棚卸しの手順で解説しています。