タスク管理表 作成ツール(テンプレート・Excel出力、無料)

タスク管理表とは

タスク管理表とは、やることを1行ずつ書き、担当・期限・状態を横に並べた一覧表です。ToDoリスト、やることリスト、進捗管理表とも呼ばれます。頭の中やチャットに散らばった作業を1か所に集め、誰が・いつまでに・どこまで進めたかを全員が同じ表で確かめるために使います。

上のツールは、サンプルの表から始めて、文字を押してそのまま書き換えます。状態は押すたびに「未着手→進行中→完了」と変わり、期限を過ぎた行と、7日以内に期限が来る行を今日の日付で数えます。

タスク管理表の項目(列)

開始・優先・メモの列は、表の下の「出す列」で隠せます。隠しても書いた内容は消えません。

期限切れと「7日以内が期限」の数え方

日付は「11/20」「11月20日」「2027/1/8」の形で書けます。年を省くと、今日にいちばん近い年として読みます。表の下の「先に手をつけるもの」には、期限切れ、次に期限が近い順に6件まで並びます。

タスク管理表のテンプレート(サンプル)

「例で試す」で選べる4つのサンプルです。名前と日付は架空で、日付は開いた日を基準に入ります。自分の仕事に近いものを選び、行を書き換えて使ってください。

タスク管理表の作り方(5ステップ)

1. やることを全部書き出す。順番や担当は後回しにして、思いつく作業を1行ずつ書く。Excelやメモにあるなら、表ごとコピーして貼り付ける
2. 大きすぎる行を分ける。1行が2週間を超えるなら、区切りのよいところで2〜3行に分ける。進んでいるかどうかが見えるようになる
3. 担当と期限を入れる。担当は1人、期限は日付で。決まらない行は、決める人と決める日をメモに書く
4. 期限の近い順に並べる。「期限の近い順に並べる」を押すと、完了は下へ移り、期限の近い行が上に来る
5. 決まった曜日に状態を更新する。週1回、期限切れの行だけを見て、片づけるか期限を決め直す。終わったらExcelで保存して共有する

よくある失敗

• 行が増えすぎる — 細かい作業まで書くと、更新が追いつかない。1行は半日〜数日で終わる大きさを目安にする
• 期限のない行が残る — 期限が空欄の行は、いつまでも未着手のままになる。仮の日付でよいので入れる
• 期限切れを放置する — 期限を過ぎた行が並ぶと、表の期限を誰も信じなくなる。過ぎた行は、その場で新しい期限に書き直す

ToDoリスト・WBS・ガントチャートとの使い分け

作業の順番と日程を線表で見たいときはWBS・ガントチャート作成ツール、作業ごとの責任者と相談先を決めるときはRACI表作成ツールが向いています。進める途中で出てきた問題は、タスクと分けて課題管理表に書くと、対応策と期限を追えます。

Excel・印刷での使い方

「Excelで保存」を押すと、同じ列の表ができます。状態と優先は選択肢から選べ、期限を過ぎた行は、Excelを開いた日の日付で期限の文字に色がつきます。件数・期限切れ・7日以内の数は数式なので、Excelで書き換えても数え直されます。

「表をコピー」はタブ区切りなので、ExcelやGoogleスプレッドシートに貼るとそのまま表になります。逆に、ExcelやGoogleスプレッドシートの表をコピーして、このツールのマスに貼り付けると、そのマスから右下へ読み込みます。