課題管理表 作成ツール(テンプレート・Excel出力、無料)

課題管理表とは

課題管理表とは、仕事を進める途中で見つかった問題を1行ずつ書き、対応策・担当・期限・状態を並べた一覧表です。課題一覧、課題管理台帳とも呼ばれます。会議で出た「これは困る」を口頭で終わらせず、誰がいつまでに片づけるかを決めて、解決するまで追いかけるために使います。

上のツールは、サンプルの表から始めて、文字を押してそのまま書き換えます。状態は押すたびに「未対応→対応中→解決」と変わり、期限を過ぎた課題と、7日以内に期限が来る課題を今日の日付で数えます。

課題・リスク・タスクの違い

課題に対応策が決まると、その対応策は担当と期限のついた作業になります。課題管理表では「何が問題か」と「どう片づけるか」を同じ行に書き、解決するまで行を消さずに残します。

課題管理表の項目(列)

影響の3段階はこのツールの例です。プロジェクトで別の基準(緊急度と重要度の2つで決めるなど)があれば、そちらに合わせてください。起票者・影響の列は、表の下の「出す列」で隠せます。

課題管理表のテンプレート(サンプル)

「例で試す」で選べる3つのサンプルです。名前と日付は架空で、日付は開いた日を基準に入ります。

課題管理表の運用のしかた(5ステップ)

1. 気づいた人が、その場で1行書く。対応策が決まっていなくても、課題と起票日だけ先に書く
2. 定例の会議で、新しい行の影響・対応策・担当・期限を決める。決める人がその場にいなければ、「誰に・いつまでに聞くか」を対応策に書く
3. 期限切れの行から確かめる。会議の最初に期限切れだけを読み上げ、片づけるか、期限を決め直す
4. 解決にした行は消さずに残す。同じ問題がもう一度出たときに、前の対応策を確かめられる
5. 会議のあとにExcelで保存して共有する。次に開くと、この端末では続きから直せる

よくある失敗

• 課題と対応策を同じマスに書く — 何が問題だったのかが後から読めなくなる。問題は「課題」、やることは「対応策」に分ける
• 担当が空欄のまま残る — 担当のない課題は誰も動かない。決まらなければ、会議の進行役を仮の担当にする
• 期限を過ぎても状態を変えない — 対応中のまま何週間も残る行は、対応策が合っていない合図。対応策を書き直す

Excel・印刷での使い方

「Excelで保存」を押すと、同じ列の表ができます。状態と影響は選択肢から選べ、期限を過ぎた課題は、Excelを開いた日の日付で期限の文字に色がつきます。件数・期限切れ・7日以内の数は数式なので、Excelで書き換えても数え直されます。

ExcelやGoogleスプレッドシートにある課題一覧は、表をコピーしてこのツールのマスに貼り付けると、そのマスから右下へ読み込みます。原因を掘り下げたい課題はなぜなぜ分析ツール、対応策の責任者と相談先を決めるときはRACI表作成ツール、決まったことを残すときは議事録作成ツールが使えます。