シフト表作成ツール(自動作成・Excel・印刷)

シフト表の作り方

シフト表は、縦に名前、横に日付を並べ、マスに勤務の記号と休みを入れた表です。先に休みの希望を集め、日ごとに必要な人数を決めてから勤務を割り当てると、人が足りない日を早く見つけられます。

1. 勤務の種類を決める。早番・遅番のように、開始と終了の時刻が同じ勤務に記号を付けます。種類が多いと表が読みにくくなるので、まず2〜4種類に絞ります。
2. 日ごとの必要な人数を決める。平日と土日祝で分けて、勤務の種類ごとに何人いれば回るかを決めます。
3. 希望休を集めて入れる。提出の締め切りを決めて集め、表に「希」を入れます。
4. 勤務を割り当てる。出勤日数が少ない人から入れると、日数のかたよりが小さくなります。連勤が続きすぎていないかも見ます。
5. 足りない日を直して配る。足りない日は、入れる人に声をかけて直します。決まったら印刷して貼るか、画像で送ります。

休憩と休日の基本

勤務の時間を決めるときは、休憩と休日の決まりを先に確かめます。厚生労働省の「労働時間・休日」では、次のように案内されています。

このツールは、勤務の開始と終了からこの基準で休憩の初期値を入れます。

9:00〜15:00(6時間)   → 休憩0分・勤務6時間
14:00〜21:00(7時間)  → 休憩45分・勤務6時間15分
9:00〜18:00(9時間)   → 休憩60分・勤務8時間

連勤の上限と出勤日数の上限は、職場で決めた数字を入れてください。このツールは上限を超えた人を知らせるだけで、法令や就業規則に合っているかは判定しません。時間外労働の扱いや変形労働時間制など個別の判断は、社会保険労務士か労働基準監督署に確認してください。

自動で埋めるときの決まり

「空いているマスを自動で埋める」は、空いているマスにだけ勤務と休みを入れます。希望休や、先に手で入れた勤務は書き換えません。

• 日付の早い順に、その日に足りない勤務を埋めます。
• その月の出勤日数が少ない人から選びます。同じなら、その勤務に入った回数が少ない人を選びます。
• 入れると連勤の上限を超える人、出勤日数の上限に達した人は選びません。
• 入れる人がいない日は空けたままにして、「直すところ」に日付と勤務を出します。

結果が合わないときは「自動で埋める前に戻す」で戻し、希望休や必要な人数を直してからもう一度押します。月をまたぐ連勤は数えないので、月初は前の月の終わりを見て手で直してください。

シフトの勤務時間と売上から、1時間あたりの稼ぎを見るなら人時生産性の計算ツールが使えます。有給休暇の日数は有給休暇の日数計算で確かめられます。