労働者名簿 作成ツール(様式第19号・Excel/Word/PDF、無料)

労働者名簿とは

労働者名簿は、雇っている人ひとりずつの氏名・生年月日・履歴などを書いた帳簿です。労働基準法107条で、事業場ごとに作ることが会社に義務づけられています。正社員・契約社員・パート・アルバイトのどれでも、1人でも雇っていれば作ります。賃金台帳・出勤簿とあわせて「法定三帳簿」と呼ばれます。

様式は厚生労働省の「様式第19号」で、1人につき1枚です。同じ項目が入っていれば、表計算の一覧など別の形でもかまいません。このツールは様式第19号の紙に直接書き込み、全員分をExcelの一覧・PDF・印刷で持ち帰れます。

労働者名簿に書く項目

書いた内容が変わったときは、遅れずに直します(法107条2項)。このツールは、まだ書いていない項目を右の欄に出し、項目名を押すと書面のその場所へ移ります。マイナンバーは法律で決まった項目に入っていないので、欄を設けていません。

履歴はどこまで書くか

「履歴」に何を書くかは、法律にも施行規則にも細かい決まりがありません。実務では、入社前の最終学歴と主な職歴、入社後の配属・異動・昇進を年月つきで1行ずつ書く会社が多く、履歴書の内容を写せば足ります。入社後に部署や役職が変わったら、その行を書き足します。

2015年3月 都内大学 卒業
2015年4月 衣料品販売会社 入社(販売職)
2019年4月 当社入社 渋谷店 配属
2023年10月 副店長

「在籍している人」のサンプルに入っている履歴です。

名簿を作る人・作らなくてよい人

18歳未満の人を雇うときは、名簿とは別に、年齢を証明する書類を事業場に備え付けます(労働基準法57条)。このツールは、生年月日から今日の年齢を出し、18歳未満なら右の欄で知らせます。

保存期間はいつまでか

労働者名簿は、その人が退職・解雇・死亡した日から3年間保存します。法律の本則は5年(労働基準法109条)ですが、当分の間は3年とされています(附則143条)。数え始める日は、施行規則56条で「労働者の死亡、退職又は解雇の日」と決まっています。在籍している間は、ずっと保存します。

作らなかったり、必要な項目を書かなかったり、保存しなかったりすると、30万円以下の罰金の対象になります(労働基準法120条)。

パソコンで作って保存してよいか

かまいません。厚生労働省は、法律で決まった項目がそろっていて、画面に表示して印刷でき、労働基準監督官が来たときにすぐ見せて写しを出せるなら、パソコンで作って保存してよいとしています。このツールで作ったExcelやPDFを、事業場ごとのフォルダに保存しておけば足ります。変更があったら、Excelの一覧を貼り付けて読み込み、直してから保存し直します。

条文は労働基準法と労働基準法施行規則(e-Gov法令検索)、様式は厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナー、パソコンでの保存は厚生労働省のよくある質問で確認しました(2026年11月13日)。雇い入れのときに渡す書面は労働条件通知書 作成ツールで作れます。