名寄せ・重複チェック(会社名の表記ゆれ・全角半角をそろえて1件に、無料)

名寄せとは

名寄せは、ひとつのリストや複数のリストに散らばった同じ会社・同じ人のデータを見つけて、1件にまとめる作業です。営業リストなら「株式会社ABC商事」「(株)ＡＢＣ商事」「ABC商事 株式会社」のように、同じ会社が書き方を変えて何度も入っていることがよくあります。そのまま使うと、同じ会社に2回電話する・同じ人にDMが2通届く・社内で担当がかち合う、といったことが起きます。

手順は4つです。(1)どの列が会社名・電話・メールかを決める、(2)全角半角・スペース・法人格などの表記ゆれをそろえる、(3)どの列が一致したら同じとみなすかを決める、(4)まとめるときにどの行を残すかを決め、機械では判断しきれない候補を人が確かめる。このツールは(1)〜(3)を自動で行い、(4)の候補を画面に出します。

表記ゆれの例と、そろえ方

比べるときだけ、次のようにそろえた「比べる用の文字」を作ります(右の列)。この文字が同じなら一致とみなします。書き出す表の文字は元のままです。

• 全角と半角・大文字と小文字: 「ＡＢＣ」と「ABC」「abc」、半角カナの「ｸﾞﾘｰﾝ」と「グリーン」を同じにします
• 法人格: 株式会社・有限会社・合同会社・一般社団法人・医療法人などと、略記の(株)(有)(同)や㈱を、前に付いても後ろに付いても外します
• 電話: ハイフン・かっこ・スペースを外して数字だけにし、+81 で始まる番号は 0 で始まる形にします。内線は外します
• メール: 営業リストでは、会社のドメイン(@より後ろ)が同じなら同じ会社とみなします。Gmail・Yahoo!メールなどの無料メールはドメインでは比べず、アドレス全体で比べます
• 住所: 「一丁目2番3号」「1-2-3」「1丁目2番地の3」を同じにします。郵便番号は外します

Excelの「重複の削除」で消えない重複

Excelの「データ」タブの「重複の削除」や、COUNTIF・UNIQUE関数は、文字がまったく同じものだけを重複とみなします。開いたときの記入例(営業リスト14件)で比べると、次のように差が出ます。

「どれか1つが一致」は見落としが少ない代わりに、まとめすぎることがあります(同じ代表電話の別部署など)。「すべて一致」は確実な重複だけをまとめます。迷ったら「印を付けた元の表」で組を確かめてから、重複を除いた表を使うのが安全です。

同じとみなす条件の決め方

名寄せで気をつけること

• 1文字違いは自動でまとめない: 「ABC商事」と「ABC商亊」のような入力ミスもあれば、「鈴木健」と「鈴木健太」のような別人もあります。このツールは1文字違いを「確かめてほしい候補」に分け、押したときだけまとめます
• 数字だけ違うものは別物: 「第1工場」と「第2工場」、「1号店」と「2号店」は候補にも出しません
• 支店・営業所は会社名だけでまとめない: 会社名だけで比べると、支店や営業所が1件になります。支店ごとに残したいときは「すべて一致」で住所や電話も条件に入れます
• まとめる前の元の表を残す: 「印を付けた元の表」には、元の行の番号・組の番号・残すか重複かが付きます。SFA・CRMに取り込む前に、この表で確かめてから使います

新しく営業リストを作るときは営業リスト作成ツールで法人番号つきのリストを出しておくと、次に名寄せするとき法人番号で確実に照合できます。重複を除いた住所録は、宛名ラベル作成ツールにそのまま貼って、DMの宛名ラベルにできます。